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Para un correcto cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos no basta con redactar una documentación tipo que no se ajuste a las particularidades de cada organización. Es preciso aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas a fin de garantizar y poder demostrar que se ajustan a las características de los diferentes tratamientos. En términos prácticos, las organizaciones han de analizar qué datos tratan, con qué finalidades lo hacen y qué tipo de operaciones de tratamiento llevan a cabo. El principio de responsabilidad proactiva exige una actitud consciente, diligente y proactiva por parte de las organizaciones frente a todos los tratamientos de datos personales que lleven a cabo.

El Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo contiene entre sus principios generales que los datos serán:

• Tratados de manera lícita, leal y transparente (“Licitud, lealtad y transparencia”)
• Recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines (“Limitación de la finalidad”)
• Adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados (“Minimización de datos”)
• Exactos y actualizados sin demora con respecto a los fines para los que se tratan (“Exactitud”)
• Mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales (“Limitación del tiempo de conservación”)
• Tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada de los datos personales, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación de medidas técnicas u organizativas apropiadas (“integridad y confidencialidad”)
• Siendo responsable del cumplimiento de los anteriores principios y capaz de demostrarlo (“Responsabilidad proactiva”)

Todo ello ha de desarrollarse mediante un protocolo claro y estricto, que se adapte a las circunstancias de cada organización y que afecte en la menor medida posible al desarrollo diario de su actividad.

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